La résolution CA171213_01 a pris en considération le fait que les organismes sans but lucratif et les corps publics
souffrent actuellement d’une piètre image quant à l’utilisation judicieuse des
ressources qui leur sont allouées.
On n'a qu'à évoquer les noms de
Tourisme Montréal, CHUM et CUSM pour avoir l'image d'embarcations sans
personne qui tienne le gouvernail et où les matelots font la fête.
Or, tout administrateur peut voir sa réputation
entachée par de mauvais agissements du cadre supérieur ou d’un administrateur de
l’Association.
La prévention de tout abus ou de toute négligence
relève de la mise en place de mécanismes et d’outils de contrôle.
L’audit
externe des livres et la vérification des dépenses effectuées sporadiquement par
le trésorier permettent certes de réduire les risques de fraude interne à caractère
financier, sans pour autant protéger les membres contre d’éventuels manquements.
Il a donc été décidé de créer un Comité de bonne
gouvernance formé de trois officiers de la corporation: le vice-président du
conseil, le secrétaire et le trésorier. Une fois l'an, ils devront procéder à un
examen approfondi du comportement du cadre supérieur et des administrateurs.
Le Comité sera mandaté pour s’assurer, au nom des
membres, que les actions (et non-actions) du cadre supérieur et des
administrateurs respectent les Règlements généraux, le Code d’éthique signé par
toutes les parties, tout contrat de travail en vigueur ainsi que les six
valeurs fondamentales recommandées par l’Ordre des administrateurs agréés du
Québec: la transparence, la continuité, l'efficience, l'équilibre, l'équité et l'abnégation*.
La résolution est également assorti d'un article exigeant qu’un comptable de la firme de
vérification externe expose les États financiers annuels au lieu d’un trésorier
bénévole.
Le Comité devra faire rapport à
l’assemblée générale annuelle afin de rendre compte aux membres du processus
continu d’amélioration qui est en place; son rapport sera annexé à la
publication des États financiers annuels vérifiés.
L'AQMAT dotera
ledit Comité d’une allocation annuelle de 5000 $ pour qu'il retienne
soient les services de l'expert de son choix, apte à identifier les
points
critiques et à aider le Comité à confectionner son rapport.
Diriger une association et allouer ses ressources dont plus d'un million de dollars a été contribué par les membres, c'est un acte bien différent de celui de diriger une entreprise privée où on ne rend de comptes qu'à soi.
*Valeurs fondamentales recommandées par l’Ordre des administrateurs agréés du Québec
1. Transparence
La transparence laisse paraitre la réalité tout entière, sans
qu’elle ne soit altérée ou biaisée. Il n’existe d’autre principe plus vertueux
que la transparence de l’acte administratif par l’administrateur qui exerce un
pouvoir au nom de son détenteur; celui qui est investi d’un pouvoir doit rendre
compte de ses actes à son auteur. Essentiellement, l’administrateur doit rendre
compte de sa gestion au mandant ou autre personne ou groupe désigné, par
exemple, à un conseil d’administration, à un comité de surveillance ou à un
vérificateur. L’administrateur doit également agir de façon transparente envers
les tiers ou les préposés pouvant être affectés par ses actes dans la mesure où
le mandant le permet et qu’il n’en subit aucun préjudice.
2. Continuité
La continuité est ce qui permet à l’administration de poursuivre
ses activités sans interruption. Elle implique l’obligation du mandataire de
passer les pouvoirs aux personnes et aux intervenants désignés pour qu’ils
puissent remplir leurs obligations adéquatement. La continuité englobe aussi
une perspective temporelle. L’administrateur doit choisir des avenues et des
solutions qui favorisent la survie ou la croissance à long terme de la société
qu’il gère. En lien avec la saine gestion, l’atteinte des objectifs à court
terme ne doit pas menacer la viabilité d’une organisation à plus long terme.
3. Efficience
L’efficience allie efficacité, c’est-à-dire, l’atteinte de
résultats et l’optimisation des ressources dans la pose d’actes administratifs.
L’administrateur efficient vise le rendement optimal de la société à sa charge
et maximise l’utilisation des ressources à sa disposition, dans le respect de
l’environnement et de la qualité de vie. Conscient de l’accès limité aux
ressources, l’administrateur met tout en œuvre pour les utiliser avec
diligence, parcimonie et doigté dans le but d’atteindre les résultats
anticipés. L’absence d’une utilisation judicieuse des ressources constitue une
négligence, une faute qui porte préjudice aux commettants.
4. Équilibre
L’équilibre découle de la juste proportion entre force et idées
opposées, d’où résulte l’harmonie contributrice de la saine gestion des sociétés.
L’équilibre se traduit chez l’administrateur par l’utilisation dynamique de
moyens, de contraintes et de limites imposées par l’environnement en constante
évolution. Pour atteindre l’équilibre, l’administrateur dirigeant doit mettre
en place des mécanismes permettant de répartir et balancer l’exercice du
pouvoir. Cette pratique ne vise pas la dilution du pouvoir, mais bien une
répartition adéquate entre des fonctions nécessitant des compétences et des
habiletés différentes.
5. Équité
L’équité réfère à ce qui est foncièrement juste. Plusieurs applications
en lien avec l’équité sont enchâssées dans la Charte canadienne des droits et
libertés de la Loi canadienne sur les droits de la personne et dans la Charte
québécoise des droits et libertés de la personne. L’administrateur doit faire
en sorte de gérer en respect des lois afin de prévenir l’exercice abusif ou
arbitraire du pouvoir.
6. Abnégation
L’abnégation fait référence à une personne qui renonce à tout avantage
ou intérêt personnel autre que ceux qui lui sont accordés par contrat ou
établis dans le cadre de ses fonctions d’administrateur.
